きっかけは、6年前に導入した資産管理ツールがリース切れを迎えたことです。庁内のネットワーク環境も6年前から大きく変わり、ソフトウエアの性能が実際の業務に追いつけなくなってきたことが見直しの主な理由でした。

1. 運用の土台となるPC管理の強化

環境の変化とシステムの老朽化により、従来の資産管理ソフトでは、台帳を作成したり、プログラムを確認したりする際に、半日程度の時間を要していました。また、プログラムを配布する際も対応できないものが多くなり、管理業務の効率化を図るため、我々の現状に見合ったIT資産管理ツールが必要と考えました。

2. USBメモリによる情報漏えいの防止

これまでは、庁内の各部署が個別にUSBメモリを調達し、職員が使っていました。職員が利用する際は、紙ベースの台帳に必要事項を記入する方法での管理です。この運用により、USBメモリの利用に関する履歴の管理はできていました。ところが、システム的な制限は設けていなかったため、私物のUSBメモリも、使おうと思えば使えてしまう状況でした。この状況については、電子県庁推進班内でも何らかの抜本的な対策が必要であると考えていましたが、その矢先に起きたのが、公的年金事業の運営を担う特殊法人での個人情報漏洩事件（2015年6月）でした。

「IT資産管理」と「デバイス管理」の基本機能を備えた製品を複数選定し、その中から本県が求める機能要件を全て網羅することと、それまでと比較して運用負荷が増えないことの双方を満たす製品に絞り込んだ結果、「PalletControl with InterSafe ILP」を採用するに至りました。

「PalletControl with InterSafe ILP」は、総じて優れたソリューションですが、中でも評価したいのは 次の点です。

1. 新潟県が必要とする機能を全て網羅

資産管理や台帳作成などの機能に加え、ライセンスの管理やUSBメモリなど外部デバイスをコントロールできる点は高く評価しています。また、約8,000台という大量のPCに対応可能なことやActive Directoryの情報を取得できることも決め手のひとつです。さらに、当県は過去に新潟県中越沖地震で甚大な被害を受けた際、広範囲にわたり停電を経験したこともあり、オフラインPCの管理やデバイス制御にも対応できる点は、とても心強く感じています。

2. 柔軟性の高さ

管理する側からすると、運用のしやすさも大事なポイントのひとつです。 実は、製品選定の段階で同製品を使っている他の自治体へ出向き担当者に直接お話を伺いました。その際、ヒアリング先の担当者は「PalletControl with InterSafe ILP」の運用に応じた柔軟性の高さについて、評価をしていました。PCの管理やセキュリティ対策の業務には、官公庁や民間企業問わず、組織によって多種多様な運用形態があると思いますが、それを実現する手段であるツールがユーザーの視点で柔軟に対応してくれる点は、とても安心感を持てましたし、決め手のひとつとなりました。

「PalletControl」と「InterSafe ILPに分けて導入を進めています。まずは、PC管理業務の土台となる「PalletControl」を2015年10月から各部署に展開し、翌11月には導入を完了しました。 次に、情報漏えい対策ツール「InterSafe ILP」については、デバイス制御の機能にあたる「InterSafe DeviceControl」の導入を12月から始めており、2016年2月には一斉運用がスタートできる予定です。

きっかけは、6年前に導入した資産管理ツールがリース切れを迎えたことです。庁内のネットワーク環境も6年前から大きく変わり、ソフトウエアの性能が実際の業務に追いつけなくなってきたことが見直しの主な理由でした。

まず、PC管理面については、「PalletControl」の台帳作成やプログラム配布の機能を活用しています。用途に応じて管理項目をカスタマイズしたオリジナル台帳を作成することもできるので、これまで半日程度費やしていた作業も数分で終わるようになりました。また、職員一人ひとりのPCにインストールされているソフトウエアやそのバージョン情報を確認する棚卸業務の際にも大いに役立っています。 次に、デバイス管理に関しては、USBメモリの利用に関し、この機に一定のルールが導入されたおかげで、情報漏えい対策やセキュリティ強化の面において、職員のセキュリティ意識向上といった点で確実に効果が出ていると感じています。「PalletControl with InterSafe ILP」の操作性と管理負荷軽減効果には、今後も大きな期待を寄せています。

業務効率の向上により得られた「時間」です。これまで多くの時間を要していたPC管理やセキュリティ対策を簡単且つ確実に実現できるようになって以来、庁内のIT施策など、より上流の業務に時間を割けるようになったのは、とても大きいです。また、問い合わせの際、IT資産管理もデバイス管理もJALインフォテックが一括で対応してくれるので、新潟県のPC運用管理の業務を担う立場として、とても心強く頼りにしています。

「PalletControl with InterSafe ILP」を用いたセキュリティ対策としては、「InterSafe ILP」がベースになると考えており、最初のステップとして、「InterSafe DeviceControl」を用いたUSBメモリへの書き出しと読み出しの制御を行うこととしています。そして、次のステップとして、ファイル自動暗号機能の「InterSafe IRM」の導入も検討しており、現在、検証機を用いて使い勝手を評価している段階です。

【明間氏】

本格的な運用が始まれば、PCの利用者である職員たちからも新たな要望が寄せられると想定していますので、両社にはこれまでと変わらない迅速な対応を期待しています。「PC管理やセキュリティ対策業務に要する時間の短縮が実現でき、システム担当者には時間の余裕が生まれ、限られたリソースと時間の再配分ができるようになったことにはとても感謝しています。今後も新潟県にとっての心強い存在として両社には期待しています。」

【石井氏】

「年金の個人情報漏えい事件もありましたので、新潟県としてもこれまで以上の厳格な情報管理体制を検討していきます。引き続きご支援お願いいたします。」

【渡辺氏】

「USBメモリの制御を皮切りに、ワークフローやファイル自動暗号化対策も推進していく予定です。 今後ともご支援よろしくお願いします。」

業務効率の向上により得られた「時間」です。これまで多くの時間を要していたPC管理やセキュリティ対策を簡単且つ確実に実現できるようになって以来、庁内のIT施策など、より上流の業務に時間を割けるようになったのは、とても大きいです。また、問い合わせの際、IT資産管理もデバイス管理もJALインフォテックが一括で対応してくれるので、新潟県のPC運用管理の業務を担う立場として、とても心強く頼りにしています。