カスタム台帳は管理グループ毎に保持されます。

Administrator権限のログインIDは画面には現れませんが、Administratorの管理グループに所属します。
SiteAdministratorのログインIDは、設定によって割り当てられた管理グループに所属します。

Administrator権限のログインIDが作成したカスタム台帳はAdministratorのグループに保持されるため、異なる管理グループに所属するSiteAdministratorのログインIDは、そのカスタム台帳を参照できません。

新規に管理グループを作成したときに、その時点のAdministratorのグループが保持するカスタム台帳が新規作成した管理グループのカスタム台帳にコピーされるため、カスタム台帳がグループ間でリンクしているように見えますが、実際には最初にコピーされるだけで別々に保持されています。

他にも［メンテナンス］メニューの［台帳メンテナンス］の［表示順序設定］も管理グループ毎に保持されます。
管理グループ毎に保持された設定はスーパーバイザーに設定されたSiteAdministratorのログインIDが変更することができます。

一方［資産管理台帳作成／編集］の設定はAsset Coordinator全体に対する設定であり、全ての管理グループで共有されます。
台帳の数、そして台帳が保持する項目数は、インベントリデータ取込み時間、台帳の表示時間などシステム全体のパフォーマンスに影響します。
そのため、この設定はAdministrator権限のログインIDだけが変更できるようになっています。